广旺机电构筑图纸标准化管理体系采用三品EDM

广旺机电构筑图纸标准化管理体系采用三品EDM

        哈尔滨广旺机电设备制造有限公司成立于2006年，位于黑龙江省哈尔滨市双城周家经济技术开发区，占地面积50000平方米，注册资本金5000万，年产值1亿，专业从事高速线材轧机和冶金机械设备的加工与制造。一贯秉承“艺精德广，旺企强国”的理念，将“技术创新，品质卓越”作为企业发展的核心竞争力，产品投放市场以来得到了市场的普遍认可，赢得了用户的青睐，在同行业中有着较高的声誉。

2 项目背景

        广旺机电公司拥有一支专业的研发、设计、管理团队，集中了目前国内Zui高水平的顶交45度高速精轧机组研发工程的骨干力量，以研发为基石，每年在研发中投入大量人力、物力。公司发展日益壮大，公司图纸、技术文件量也大量增多。随着图纸资料数据的不断积累，图纸管理难度日益增大，不仅查询、保存不方便，信息传递与共享困难，而且容易造成图实不符、图纸版本不统一，甚至图纸毁损、丢失等严重问题。图纸、技术资料是公司的核心资料，更是公司的宝贵财富，为使公司图纸、技术资料进行统一标准化管理，公司选择了三品EDM图文档管理系统打造规范化文档管理平台。

3 企业需求

3.1  集中管理公司的图纸、技术资料；

3.2  对图文档进行严格细腻的权限管控；

3.3  对图文档的质量进行严格的把关，所有图文档必须经过审核流程后才能生效；

3.4  对图文档进行变更管理，变更记录可追溯，能找到修改人员、时间、历史版本等更改信息。

4 实施重点

4.1  规范各部门文档的审核流程，严格执行归档文件必须通过多人审核

        公司人事、采购、财务、技术部门的文档都存放在系统中，都要通过严格的审核流程来审核这些文件，确保归档文件的准确性，实现了公司文件管理的规范化。

4.2  按照公司规范对文档进行分类管理

       由于企业资料类型繁多，可以按照部门组织架构建立文档目录树。存储目录的规范化既有利于各部门员工存储、查找文件方便，又便于通过权限管理更好的划分用户的应用权限。

4.3  固化公司常用报表模板，用户根据模板自动生成相应报表

        人事财务等报表通过系统模板新建自动生成，确保这些报表格式的统一性、规范性，避免出现同一报表多种格式的情况。

5 应用成果

5.1  图文档资料管理

        广旺机电使用三品EDM作为整个企业图纸、技术文档的管理平台。企业规定只接受平台中的电子文档作为唯一有效的数据来源，并要求将分散到企业员工电脑中的各种有价值的电子文档规定期限必须整理到三品EDM中去，Zui终实现全企业图纸、文档资料的创建、审核、归档、发布得以集中管理，数据从诞生到销毁都纳入到企业的管理规范之中。

按照ISO文件管理的要求，将各自种类型的文件模板、文件流程都固化到三品EDM中；

将企业中各个部门的资料统一分类、集中管理，搜索速度提高了60％以上；

各种资料走归档流程后会自动转移到设定的归档文件夹内，实现了文控管理的自动化；

企业中所有已审核的图纸、技术资料都会在平台中发放，既减少了纸张的使用，也保证了数据的准确唯一。

5.2  流程电子化与协同办公

        构建整个广旺机电的协同办公平台。通过确立各种业务流程，企业能够规定流程中每一步骤的责任人与执行内容，可以规范员工的职责，明确职权责任，对于每个部门的负责人，可以很方便地对流程进行全局监控，实时了解流程的进度和处理情况。

三品EDM的工作管理模块，能够记录员工各种重要的工作计划，按工作的时效性和重要性提供即时提醒与看板提醒，使工作能更加及时的完成，员工每天登录系统完成工作总结填写，主管为员工每天的工作表现评分。

广旺机电使用三品EDM的系统邮箱进行内网和外网邮件的统一收发，管理层还可以对邮件进行监控，只有授权的用户才能对外收发邮件。通过系统应用，实现了企业对全部邮件的统一管理。一方面，内网中的用户可以很好地通过邮件对平台中的各种设计信息进行实时交流，另一方部门负责人与外部客户或供应商等交流的邮件都被很好地记录在系统中，这些都大大提高了企业整体办公效率。

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来源：三品软件EDM