国企数字化转型解决方案——会议管理

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随着我国市场化经济的高速发展，国企对外交流和研讨的频次逐渐增加，各类型会议的数量和规模越来越大，而会议室资源有限，直接影响会议开展及事项解决效率。因此，势必要提高会议管理信息化工作水平，建立高效、便捷、安全的会议管理系统。但市场已有的会议应用普遍存在一些问题：

• 会议管理工作繁重且处于无系统流程的状态；

• 只有会中管理，没有覆盖会议全过程；

• 会议室安排、参会通知等人工处理的环节多；

• 会议公文数量多，资料传达周期长、效率慢；

• 同一事项涉及的会议、公文、任务信息相对孤立，未能统一管理；

• 会议目的、会议效果难以保证，影响后续会议任务执行情况。

中设智控在总结多年国企会议管理实践经验的基础上，有针对性地分析会议管理的基本需求，对会议管理系统的功能性设计进行探究，在新一代智慧国企平台上成功研发了全过程会议管理系统。该系统统筹实现会前、会中、会后全周期管理，深度整合资源提升会议组织与管理效率，加速会议信息传递，节省管理成本，并与终端设备管理、三重一大、公文管理、领导日程、督办任务管理等业务模块结合，实现会议信息环境一体化，促进会议的有效开展，以信息化助力国企会议管理更便捷高效地进行。

系统基于B/S（浏览器/服务器）模式运行，主要从会前模块、会中模块、会后模块进行管理，打通多级组织全周期会议的通路，加快流转进程，让会议更加简单高效，完整业务应用体系如下：

会前模块功能

• 收集汇总议题；

• 自动归类合并会议材料；

• 提供会议室可视化排座功能，一键导入参会名单；

• 接入设备管理模块，会议设备与会议资料协同准备；

• 一键发送会议通知，参会人员多端接收；

• 接入领导日程模块，让领导干部随时查看领导日程及会议计划；

• 会议宣传分享推送。

会中模块功能

• 实时记录会议内容；

• 支持智能转录，将短音频转成文字；

• 生成会议二维码，让参会人员快速签到入场；

• 连接会议现场智能终端，直观呈现会议重点信息。

会后模块功能

• 依据会议记录形成会议纪要；

• 自动上报领导审批，通过后自动更新状态及信息；

• 接入督办任务模块，会议决议内容直接转为督办任务；

• 数据统计及多元化数据分析。

中设智控会议管理系统，凭借国营企业管理以及丰富的软件开发经验，贯通会议前期、会议中期和会议后期，从整体到细节运用前沿技术，实现PC、APP、微信等多端会议推送，会议创建可视化编辑，会议计划与参会日程完美衔接，多元化数据为后期管理决策提供重要依据，提升工作效率，控制会议成本，真正实现高效便捷的会议管理。