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会展行业是社会发展到较高层次的重要标志之一,这是因为在现如今竞争越发激烈的社会中,谁能更早的将
自己推销出去,势必也就意味着能够获得更多的商机。而会展行业恰恰能够通过现场示范、现场展览,帮助商家更
好的展示自己,推销自己。然而,再好的宣传手段也必须要对成本进行合理化的控制,这对建设与发展企业而言尤
为重要。所以,本文笔者结合个人从事会展行业的实践工作经验与相关参考文献,就展览项目的成本控制方法进行
粗浅的探讨,以供参考。
关键词:展览项目;成本控制;原则;具体方法
在现如今竞争越发激烈的社会中,谁能将自己更早的推销出
去,也就意味着势必会更早的掌握到商机,也就能够获得更为长久
的生命力。而会展行业作为当今社会发展到较高层次的重要标志
之一,其恰恰就是现如今社会上为常见的一种宣传手段,能够让
商家们更好的展示自我,迎接机遇与挑战。所以,现如今越来越多
的企业采用示范、现场展览的方式去推销自己。但毋庸置疑的是
成本对任何一个企业的建立与发展而言都有着至关重要的作用。
所以,如何做好展览项目的成本控制则具有十分重要的现实意
义。以下笔者即从展览项目成本控制的相关理念入手进行粗浅的
阐述,并提出在控制展览项目成本时应遵循的基本原则以及展览
项目成本控制的具体方法。
一、展览项目成本控制的相关理念
对于任何企业而言,要想生存、发展都必须做好成本控制工
作,这是因为良好的成本控制不仅是建立一家企业的重要基础所
在,其更是企业不断创新、快速发展的重要动力源泉。所以,要想
企业在激烈的市场竞争中,占有一席之地,就必须从成本控制入
手。一般来讲,当企业对成本进行控制时,必须要对管理过程中的
各个要素实施全方面的考量,如,生产成本、生产质量、生产周
期、人工成本等等。
对展览项目实施成本控制可谓是一项具有较强综合性的管理
工作,其实质就是在展览项目的整个执行过程中,对所有费用的总
和所进行一种管理控制活动。因此,在控制展览项目成本时,其主
要的目标就是将展览项目的实际成本控制在财务预算之内。也正
是因为展览项目成本控制涉及到整个展览项目的方方面面,所以,
通常情况下,我们主要通过三个阶段对展览项目成本进行控制,即
事前成本控制、事中成本控制、事后成本控制。
二、控制展览项目成本时应遵循的基本原则
在控制展览项目成本过程中,如何对财务预算费用与实际产
生费用进行比较与分析始终是其为核心的问题所在。我们将展
览项目具体实施过程中所涉及到的成本,分为两个阶段,即:筹备
阶段和执行阶段。筹备阶段主要是指对展览项目所进行的策划、
立项、申报等;执行阶段则主要是指展览项目所需的相关费用,
如,宣传推广费用、展览场馆费以及安保等保证性费用等。而在
这些环节的实施过程中任何一个环节发生变更问题,都会对整个
展览项目的成本控制产生巨大的影响。所以,在展览项目成本控
制过程中,其实质上就是对项目实际费用与预算费用保持一致所
实施的管理活动,而一旦发现实际费用与预算费用发生偏差,那
么就应该从企业根本利益出发及时查明原因,采取有效的补救措
施。
在展览项目成本控制过程中,应始终遵循如下几点基本原则:
对展览项目实施成本控制的角度要全面。这是因为成
本控制涉及到展览项目的方方面面,所以,在成本控制过程中不能
预留下任何一个疏漏,也只有如此,才能够保障实际费用与预算
费用之间保持一致性;第二,对展览项目实施成本控制要遵循效益
原则。企业追求的终目标就是效益,而对企业实施成本控制的
根本目的也是为了进一步提高企业效益。所以,在展览项目成本
控制的过程中切忌不要违背成本控制的初衷,应注重效益原则;第
三,对展览项目实施成本控制过程中要遵循统一原则。正是因为
展览项目所涉及到的面较广且大多环节都相互紧扣,所以任何一
个环节出现失误都会对其他环节产生巨大的影响。所以,在成本
控制过程中应该注意始终遵循统一性原则;第四,对展览项目实施
成本控制应该遵循动态原则。无论是经过了多么严谨、科学、有
效的计算,其成本预算始终会存在不确定性因素,也就是说会因为
在执行过程中所遭遇到的突发状况,而使预算成本发生变化。所
以,在一定程度上对展会所实施的管理,其本质上是一个动态的管
理过程,因此,在成本控制时应该预留下可变动的余地,也只有如
此,才能够在面对意外状况的情况下不至于措手不及。
三、展览项目成本控制的具体方法
(一)事前成本控制
此阶段主要指的是对展览项目筹备阶段的成本控制。具体来
讲,在此阶段应该从宏观上对整体成本进行控制与把握,并在此基
础上对财务预算方案进行制定。这是因为,项目策划是开展项目
成本控制的重要开始,所以在项目策划的过程中就应该从全局出
发,考虑到涉及成本以及策划过程中其本身产生的相关费用。一
般来讲此阶段主要采用的是预算管理,也就是说在执行项目的初
期,对项目本身制定阶段性的实施计划,并将其作为成本控制的标
准,在这个阶段我们始终应该遵循一切从实际出发的根本原则,以
此确保项目预算具有可行性。
如若我们按照展会工作的实际发展情况对其进行划分,则可
以将其分为两个阶段,即:培育阶段与成熟阶段。而在培育阶段,
由于展会的各项策划项目尚未成熟,不可控因素仍较多,因此,即
便是进行成本预算,也只能确定出一个大的框架,还需要在具体的
控制过程中,对其进行相应的补充、调整与完善;在成熟阶段,因
为展会的各项策划项目已经趋于成熟,因此也就能够参照往期的
执行成本进行预算标准的制定,这里需要注意的是在预算成本的
制定过程中应该将项目计划变更成本考虑进来。
(二)事中成本控制
在控制整个项目成本的过程中,对展览实施阶段的成本控制
进行控制,可谓是整个成本控制过程中为核心,也为关键的所
在。这是因为此阶段的成本控制工作不仅涉及的工作面较广,且
涉及到管理内容也较为复杂,如,项目的宣传推广、观众组织、招
商招展、租用展览场馆、搭建标准展位、保障展会现场以及展览
项目涉及的人员和项目办公费用和其他协调费用等
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